سمانه در حال اتمام دوره کارشناسی رشته مدیریت در یکی از دانشگاه‌های بزرگ تهران است. او همواره یکی از سرگرمی‌هایش پخت شیرینی بوده است. سمانه به همراه دوستش تصمیم می‌گیرد تا این علاقه را تبدیل به یک کسب‌وکار کند. برای شروع، آن‌ها بازار هدف خود را دانشجویان دانشگاه قرار می‌دهند. هدف آنان این است که به دانشجویان خوابگاه دانشگاه که معمولاً پس از اتمام کلاس‌های درس، هنگام عصر گرسنه به خوابگاه برمی‌گردند، شیرینی تازه پخته‌شده بفروشند. سمانه آموخته قبل از شروع هر کسب‌وکاری بهتر است برای آن برنامه‌ریزی کند. به‌طور مشخص او نیاز دارد تا فرآیند تولید خود را طراحی کند، تعیین نماید چه تجهیزاتی لازم دارد، چند سفارش در روز بپذیرد، با چه قیمتی شیرینی‌هایش را بفروشد و برآورد کند آیا این کسب‌وکار سود ده است یا خیر.
مدل مفهومی کسب‌وکار
ایده سمانه این است که شیرینی‌های تازه پخته‌شده را پس از سفارش‌دهی مشتری در اختیارشان قرار دهد. مشتریان می‌توانند ترکیب مواد بکار رفته در شیرینی را خودشان انتخاب و شیرینی‌ها را در ظرف کمتر از یک ساعت بعد درب اتاق سمانه دریافت کنند.
چند عامل باعث می‌شود که مدل کسب‌وکار سمانه از سایر رقبا مانند قنادی‌های محلی متمایز شود. اول، شیرینی‌های سمانه بلافاصله پس از پخت به دست مشتری می‌رسد. سمانه هیچ شیرینی را از قبل پخت نمی‌کند، بنابراین مشتریان شیرینی را تقریباً داغ و پس از خارج شدن از فِر شیرینی‌پزی دریافت می‌کنند.
دوم، مانند بستنی‌فروشی‌ها که مشتریان می‌توانند اسکوپ با طعم‌های مختلفی سفارش دهند و روی آن را با شکلات‌ها و افزودنی‌های دیگر تزئین کنند، مشتریان سمانه نیز می‌توانند ترکیب مختلفی از مواد اولیه را برای پخت شیرینی انتخاب کنند. مشتریان با تلفن سفارش می‌دهند و مشخص می‌کنند شیرینی دلخواهشان چه ترکیبی داشته باشد و پس از کمتر از یک ساعت درب اتاق سمانه در خوابگاه شیرینی تازه دریافت می‌کنند.
فرآیند تولید
پخت شیرینی به نسبت ساده است: همه مواد اولیه در یک کاسه بزرگ ریخته و مخلوط می‌شود، سپس مخلوط با یک قاشق به شکل شیرینی‌های گرد روی سینی گذاشته می‌شود، سینی داخل فِر قرار می‌گیرد و پس از پخت شیرینی‌ها از داخل فِر خارج می‌شود. سپس کمی صبر می‌شود تا دمای شیرینی‌ها پایین آید و درنهایت از سینی خارج شده و داخل یک جعبه بسته‌بندی می‌شوند.
سمانه و دوستش در حال حاضر همه ابزارها و تجهیزات موردنیاز را دارند: یک همزن حرفه‌ای الکتریکی با ظرفیت بالا، سینی‌های پخت شیرینی و قاشق. دوست سمانه یک فِر برقی کوچک برای پخت شیرینی دارد که در هر زمان تنها یک سینی در آن جای می‌گیرد (شکل-۱). هزینه برق به عهده خوابگاه است. بنابراین هزینه متغیر شامل هزینه مواد اولیه (۶۰۰۰ تومان به ازای هر دوجین شیرینی)، جعبه‌ها (۱۰۰۰ تومان به ازای هر جعبه؛ هر جعبه می‌تواند دوجین شیرینی یا ۱۲ عدد در خود جای دهد) و زمان سمانه و دوستش است (هزینه فرصت سمانه و دوستش را چقدر برآورد می‌کنید؟).
فرآیند پخت جزئیات دقیق‌تری نیز دارد. در اولین گام فرآیند تولید، سمانه کاسه همزن الکتریکی و چنگک‌های آن را به علت کثیف شدن در فرآیند تولید دسته قبلی شستشو می‌دهد. سپس او مواد اولیه را داخل کاسه می‌ریزد و هم می‌زند. همزن می‌تواند مواد اولیه به اندازه پخت سه دوجین شیرینی را در خود نگه داشته و هم زند. سپس سمانه مخلوط به اندازه دوجین شیرینی را با قاشق روی سینی می‌ریزد. صرف‌نظر از اندازه بسته تولید (Batch Size)، شستشوی همزن و مخلوط کردن مواد اولیه ۶ دقیقه وقت می‌گیرد. به این معنی که زمان مخلوط کردن مواد اولیه به اندازه پخت یک دوجین شیرینی با زمان مخلوط کردن مواد اولیه به اندازه پخت سه دوجین شیرینی هر دو یکسان است و ۶ دقیقه وقت می‌گیرد. ولی ریختن مخلوط روی سینی به ازای هر سینی ۲ دقیقه طول می‌کشد.
گام بعدی، که توسط دوست سمانه انجام می‌گیرد گذاشتن شیرینی‌ها در فِر و تنظیم دماپا و ساعت اجاق‌برقی است. این کار ۱ دقیقه زمان می‌برد. سپس شیرینی‌ها ۹ دقیقه در فِر پخت می‌شوند. بنابراین کل زمان پخت با در نظر گرفتن زمان تنظیم فِر ۱۰ دقیقه است. چون فِر تنها برای یک سینی جا دارد، دوجین شیرینی بعدی ۱۰ دقیقه زمان اضافه دیگر می‌طلبد تا پخت شوند.
دوست سمانه گام‌های نهایی فرآیند را نیز انجام می‌دهد؛ شیرینی‌ها را ۵ دقیقه نگه می‌دارد تا خنک شوند، سپس با دقت آن‌ها را در داخل جعبه قرار می‌دهد و پرداخت‌ها را نیز دریافت می‌کند. برداشتن سینی شیرینی از فِر زمان اندکی می‌گیرد ولی باید به‌سرعت و سر موقع انجام شود. ۲ دقیقه زمان بسته‌بندی دوجین شیرینی طول می‌کشد و ۱ دقیقه هم کارهای مربوط به دریافت پول زمان می‌گیرد.
به‌عنوان یک شیرینی پز ماهر، سمانه می‌داند که تشریح فرآیند به شکل بالا بیان‌کننده همه فعالیت‌های واقعی شیرینی‌پزی نیست. برای مثال اولین دسته تولید، نیازمند از قبل گرم کردن فِر در شب قبل از پخت دارد. ولی فرآیند تشریح شده با تقریب خوبی بیانگر واقعیت است. برای تحلیل این فرآیند بهتر است در گام اول، آن را رسم کنید.
پرسش‌های کلیدی که قبل از راه‌اندازی کسب‌وکار باید پاسخ داده شوند
برای شروع این کسب‌وکار لازم است قیمت‌ها تعیین و قانونی برای پذیرش سفارش‌ها وضع شود. البته برخی مسائل باید پس از شروع کار و سعی و خطا کردن در فرآیند تولید روشن شوند. اما قبل از شروع کار، سمانه تمایل دارد یک برنامه اولیه داشته باشد و تا جای ممکن مسائل را مشخص کند. او همچنین تمایل دارد تا حد امکان روشن کند هر شب چقدر از وقتش را باید صرف این کسب‌وکار کند و چقدر پول از این کار عایدش خواهد شد. برای مثال، سمانه نیاز دارد تا یک تحقیق بازار انجام دهد تا حجم تقاضا را برآورد کند ولی او قبل از آن باید سیاست‌های سفارش‌دهی خود را مشخص کند. به همین منظور درباره کسب‌وکار سمانه به پرسش‌های زیر پاسخ دهید. سعی کنید تحلیل‌های خود را بر محاسبات استوار کنید.
- الف: چقدر طول می‌کشد تا به یک سفارش ناگهانی پاسخ داده شود؟ (منظور از سفارش ناگهانی سفارشی است که هم‌زمان با دریافت آن هیچ سفارش دیگری در فرآیند مشغول پردازش نیست)
- ب: فرض کنید سمانه هر شب ۴ ساعت کار می‌کند. در این بازه چند سفارش را می‌تواند پاسخ دهد؟
- ج: چقدر از زمان ارزشمند سمانه و دوستش صرف آماده کردن هر سفارش می‌شود؟
- د: چون هر سینی تنها به اندازه یک دوجین شیرینی را در خود جای می‌دهد، سمانه شیرینی‌ها را در جعبه‌های ۱۲ تایی به هر مشتری می‌فروشد. اگر مشتری دو دوجین شیرینی و یا بیشتر درخواست کند، آیا سمانه باید تخفیف دهد؟ اگر این‌طور است چقدر باید تخفیف دهد؟ آیا آماده کردن دو دوجین شیرینی از سمانه وقت بیشتری از آماده کردن یک دوجین شیرینی می‌گیرد؟
- ه: چند همزن برقی و سینی شیرینی‌پزی لازم است؟
- و: آیا شما به سمانه پیشنهادی برای بهبود فرآیند تولیدش دارید که به او اجازه دهد شیرینی‌های بهتری بپزد یا در زمان کمتری و یا با هزینه پایین‌تری تولید کند؟ برای مثال آیا گلوگاهی در فرآیند وجود دارد که شما بتوانید ظرفیت آن را با هزینه ناچیزی گسترش دهید؟ اگر فِر دیگری اضافه کنید اثر آن چیست؟ اگر شما جای سمانه باشید چقدر حاضرید برای اجاره یک فِر دیگر بپردازید؟
- ز: سمانه به ذهنش رسیده که ممکن است این کسب‌وکار را بدون دوستش انجام دهد. شما این ایده را چطور ارزیابی می‌کنید؟
- ح: آیا سمانه باید برای سفارش‌های ناگهانی قیمت‌های ویژه تعیین کند؟ فرض کنید سمانه به‌تازگی یک سینی شیرینی را داخل فِر گذاشته است و شخص دیگری تماس می‌گیرد و از او می‌خواهد “هر چه سریع‌تر” یک دوجین شیرینی با طعم دیگری برای او حاضر کند. آیا سمانه می‌تواند این سفارش با اولویت بالا را پاسخ دهد درحالی‌که هنوز شیرینی دیگری در داخل فِر دارد؟ اگرنه، سمانه باید چه قیمت ویژه‌ای برای این نوع سفارش دریافت کند؟
- ط: سمانه باید چه زمانی را برای آماده شدن سفارش قول دهد؟ چگونه سمانه می‌تواند با نگاه کردن به لیست سفارش‌ها به کسی که پشت خط درخواست می‌دهد بگوید چه زمانی سفارش او آماده می‌شود؟ چه بازه زمانی را باید به‌عنوان حاشیه اطمینان در نظر بگیرد؟
- ی: چه عوامل دیگری را سمانه باید در این مرحله از برنامه‌ریزی کسب‌وکارش در نظر بگیرد؟
- ک: مدل عملیاتی کسب‌وکار سمانه بر اساس ساخت برای سفارش (Make to Order) است. اگر سمانه تصمیم بگیرد که شیرینی‌هایش را به شکل استاندارد بفروشد، چگونه باید فرآیند تولیدش را تغییر دهد؟ فرآیند سفارش گیری چه تغییری می‌کند؟ سیاست‌های دیگرش چه تغییری می‌کند؟
- ل: اگر سمانه مجبور باشد هزینه برق را نیز خودش بپردازد، این مسئله چه تأثیری بر روی سودآوری کسب‌وکارش می‌گذارد؟