اخیراً با یکی از دوستانم که درگیر شروع یک استارتاپ در حوزه فنّاوری اطلاعات است صحبت می‌کردم. فعالیت او در ابتدای راه بود و طبیعتاً با مشکلات زیادی دست‌وپنجه نرم می‌کرد. او عنوان می‌کرد که “یکی از مهم‌ترین چالش‌هایی که با آن روبرو هستیم، این است که نمی‌دانیم در کجای کار قرار داریم، چه قدر از راه را آمده‌ایم و چه قدر از راه مانده است. ماهیت این پروژه نوآورانه و جدید است و این موضوع کار پیش‌بینی و برنامه‌ریزی را دشوار می‌کند ولی بااین‌حال نمی‌توان اهمیت وجود برنامه مشخص و مدون و زمان‌بندی‌های حساب‌شده را ازنظر دور داشت. چیزی که به دلایل مختلف تابه‌حال در این پروژه وجود نداشته و باید بیشتر و جدی‌تر به آن پرداخته شود.
در طول پروژه مدتی از ترلو (Trello) برای مدیریت فعالیت‌ها استفاده کردیم ولی با اقبال روبرو نشد. در حال حاضر، ابزار مدیریت و کنترل پروژه‌ای که در اختیارداریم و از آن استفاده می‌کنیم Google Drive است.
فعالیت‌ها به‌صورت غیرمنظم و در فایل‌های مختلف نوشته می‌شوند و قابل‌ردیابی نیستند. نمی‌توان وضعیت فعالیت‌های انجام‌شده یا انجام‌نشده یکی از اعضای تیم را مشاهده کرد. نمی‌توانم نگاه کلی به فعالیت‌های عقب‌افتاده داشته باشم تا آن‌ها را به شخص دیگری که زمان کافی برای انجامشان دارد، محول کنم.”
با توضیحاتی که به من داد من مدل OKRs (Objectives & Key Results) را به او پیشنهاد دادم. هرچه در بحث جلو رفتیم بیشتر مشخص شد که مشکل عمده انتخاب ابزار نبوده است بلکه رویکرد مدیریت پروژه مسئله اصلی بوده است. ضمن آنکه یکی از مشکلات اصلی نحوه انتقال فعالیت‌های پیش رو به سرمایه‌گذار و همچنین اعضای تیم پروژه بود. استفاده از مدل OKRs و کمی کردن اهداف به دوست من کمک کرد تا هم برای سه ماه آینده برنامه واقع‌بینانه‌تری تهیه کند و هم بتواند برای برنامه‌ریزی نیروی انسانی و تخصیص بودجه در یک سال آتی فعالیت خود برآورد دقیقی داشته باشد. ذهنش را منظم‌تر کرد تا بتواند فعالیت‌های جاری را اولویت‌بندی کند. این امر نقش مهمی در کاهش فشار روانی ناشی از حجم زیاد کارها برای وی بازی کرد.
مدل OKRs ابتدا توسط اندی گروو (Andy Grove) مدیرعامل شرکت اینتل (Intel) ارائه شد. در سال ۱۹۹۹ زمانی که تنها یک سال از عمر شرکت گوگل (Google) می‌گذشت، جان دوئر (John Doerr) آن را به شرکت پیشنهاد داد و امروزه در بسیاری از شرکت‌های استارتاپ به‌ویژه در حوزه فن‌آوری اطلاعات استفاده می‌شود. گرچه استفاده از این مدل به شرکت‌های استارتاپ محدود نمی‌شود. از مزایای اصلی این مدل این است که در عین سادگی به شما کمک می‌کند اهداف پروژه را به شکل برنامه‌های عملیاتی دربیاورید، برای اعضای تیم اهداف مشخص تعریف، نتایج کار را ارزیابی و تیم را در مسیر درست هدایت کنید.
ساختار OKRs از دو بخش اصلی تشکیل‌شده است:
اهداف (Objectives): اهداف مشخص می‌کنند تیم یا سازمان شما قرار است به کجا حرکت کند. تعداد آن را در حد سه تا پنج هدف اصلی محدود کنید. اهداف باید به‌گونه‌ای باشند که جاه‌طلبانه و چالشی باشند و در یک محدوده زمانی مشخص (معمولاً در یک افق زمانی سه‌ماهه یا یک‌ساله) قابل‌دستیابی باشند.
نتایج کلیدی (Key Results): نتایج کلیدی مشخص می‌کنند شما قرار است چگونه به اهداف برسید. برای هر هدف سه تا چهار نتیجه قابل‌اندازه‌گیری تعریف کنید که شما را در دست‌یابی به هدف کمک کند. برای تعریف نتایج می‌توانید رشد، عملکرد، درآمد و مانند آن را استفاده کنید. نتایج کلیدی در پایان بازه زمانی مشخص‌شده بر اساس میزان تحقق مورد ارزیابی قرار می‌گیرند.
به‌عنوان‌مثال فرض کنید استارتاپ شما قرار است محصولی جدیدی را از طریق آنلاین به فروش برساند.
هدف: رسیدن به حجم فروش آنلاین X تومان تا پایان اسفند سال جاری
نتایج کلیدی:
وب‌سایت شما باید جزء سه وب‌سایت اول در جستجوی گوگل برای آن محصول باشد
برگزاری کمپین تبلیغاتی ۲۰ درصد تخفیف خرید در شبکه‌های اجتماعی پرطرفدار ایران شامل اینستاگرام و تلگرام
شکل-۱ مدل کامل‌تری از OKRs ارائه می‌دهد که در آن چشم‌انداز گروه و یا سازمان شما به یک یا دو هدف اصلی سالیانه تقسیم شده است و این اهداف خود به سه تا پنج هدف سه‌ماهه شکسته شده‌اند. درنهایت هر هدف به چند نتیجه کلیدی ختم شده است. از این نتایج کلیدی می‌توان استفاده کرد و لیست فعالیت‌ها را به‌طور جزئی‌تر روشن کرد.
این مدل قابل تسری به اعضای تیم و کارکنان نیز هست و بر اساس OKRs سازمان یا تیم هر فردی می‌تواند اهداف کاری و نتایج کلیدی خود را تعریف کند. برای مثال در شرکت گوگل هرکسی موظف است تا در فواصل زمانی مشخص OKRs خود را ارائه کند.
این مدل را می‌توان بر روی کاغذ نیز پیاده‌سازی کرد ولی ابزارهای الکترونیکی مانند Excel در تسهیل استفاده از این مدل مناسب هستند. ضمن اینکه وب سایت‌‌هایی مانند www.perdoo.com و www.weekdone.com فضای آنلاین را برای استفاده از این مدل فراهم کرده‌اند.
نمونه فایل Excel مدل را ازاینجا دریافت کنید:
مزیت اصلی این روش آن است که شما می‌توانید اهداف اصلی تیم را همواره پیش چشم داشته باشید و آن را به دیگران منتقل کنید. این رویکرد به‌قدر کافی ساده است و اعضای تیم آن را باری به دوش خود احساس نمی‌کنند. ضمن آنکه به‌طور روشن می‌دانند وظایفشان برای تحقق اهداف چیست. در فضای کارآفرینی شما و گروهتان باید فعالیت‌های زیادی را انجام دهید، بعضی مواقع ممکن است ناامید شوید و زیر فشار کار خسته شوید. اینکه افراد تیم احساس کنند در حال پیشرفت هستند و تیم را بتوانید سرزنده و شاداب نگه‌دارید همواره یکی از چالش‌های روزهای دشوار و سخت در شروع هر کسب‌وکاری است. این روش به شما کمک می‌کند که اهدافی را که تاکنون دست‌یافتید با خود و تیم‌تان مرور کنید و با انتقال احساس پیشرفت در کارها در انگیزه بخشی گروهتان نیز مؤثر است.
منابع:
Klau, R. (2012). “How Google Sets Goals: OKRs”, https://library.gv.com/how-google-sets-goals-okrs-a1f69b0b72c7#.2gpqp43zk
Weekdone, (2106). “OKR: Objectives and Key Results”, https://weekdone.com/resources/objectives-key-results